Die Ausgangslage der Arbeit in einem Unternehmen ist grundsätzlich verbunden mit der Frage, welche Tätigkeit eigentlich erledigt werden soll und wie das geschehen muss, um das Ziel zu erreichen. Mit der Klärung des Prozesses werden somit die „To Dos“ für Mitarbeiter und Führungskräfte festgelegt und Schnittstellen zwischen den Zuständigen definiert. Das erfordert eine genaue Planung der Abläufe entlang der Wertschöpfungskette, um die Aufgaben möglichst effizient und reibungslos innerhalb der Organisation ablaufen zu lassen. Denn in jedem Prozess gilt: Für jeden Teilbereich des Prozesses sind die dafür besten Kräfte mit ihren jeweiligen Fähigkeiten zu besetzen oder dahingehend zu entwickeln.

Da ein Prozess von Menschen geplant und ausgeführt wird, ist es wichtig, die Beteiligten zu hören und die Inhalte des Prozesses genau darzulegen. Aus der Praxis wissen wir: Selten sind diejenigen, die den Prozess ausführen, auch diejenigen, die ihn geplant haben, obwohl sie den Prozess am besten kennen. Um Missverständnisse zu vermeiden und einen erfolgreichen Ablauf zu gewährleisten, müssen alle Mitarbeiter, die beteiligt sind, über den Ablauf und dessen Sinnhaftigkeit informiert werden. Erst wenn diese Punkte geklärt sind und das gemeinsame Ziel verständlich ist, werden – und können - die Mitarbeiter ihr Bestes geben.